La gestión de los inventarios es una de las responsabilidades funcionales dentro de la logística integral, y sus resultados inciden directamente, tanto en el grado de servicio al cliente como en los costos logísticos.
Dichos conceptos son antagónicos entre sí y están siempre presentes al momento de definir una política de abastecimiento. Si el objetivo primordial es el servicio al cliente (disponibilidad, continuidad de los procesos), deben sacrificarse costos financieros (dinero inmovilizado en stock) con la posibilidad de atenuantes en situaciones de abastecimiento flexible (suministro Just In Time - JIT), o tolerar un cierto grado de servicio (faltantes ocasionales) en aras de una menor inversión financiera.
Debemos agregar dos condicionantes más: las normativas en uso en cada empresa (lotes de compra, plazo de pago a proveedores, por ejemplo), y por último las posibilidades y características del mercado proveedor (cantidad y tipo de proveedores y su ubicación geográfica).
En la figura se sintetizan los conceptos involucrados: se debe dar respuesta a tres preguntas Qué pedir – Cuánto pedir y Cuándo pedir en atención a la expectativa del comportamiento futuro de la demanda, apelando al mercado proveedor cuyos parámetros generales se indican en la misma. Los resultados de las decisiones (es decir las respuestas a las tres preguntas básicas) se manifiestan en forma de inventario pudiendo generar las consecuencias que se señalan en la figura.
¿Por qué tener inventario?
A favor:
-Mejora el servicio al cliente. Si consideramos el valor de un producto o servicio desde el punto de vista del cliente, se pueden considerar cuatro factores (Business Logistics Management – Ronald Ballou): a) Forma: diseño b) Tiempo: disponibilidad c) Lugar: disponibilidad d) Posesión: precio – financiación
-La logística contribuye en un 50 % a la creación de valor, por medio del inventario y el transporte. -La producción puede desacoplarse de la demanda y realizar ciclos más eficientes. Lotes de compra mayores dan mayor poder de negociación
En contra
-Dinero inmovilizado frente al pago de intereses para obtener financiación para el capital circulante -Mayor riesgo de obsolescencia y necesidad de control. -La principal objeción es que el exceso de stock cubre las ineficiencias logísticas y no ayuda a la búsqueda de oportunidades de mejora: no hay faltantes, el abastecimiento funciona bien, para que cambiar (la mejora es un cambio).
Modalidades de la gestión
Existen dos formas principales de gestión:
- Revisión periódica: se efectúa una revisión de la situación general en períodos predeterminados (semana, quincena, mes), calculándose para cada caso los requerimientos en función de los planes desarrollados, el stock en mano y las órdenes ya emitidas.
- Punto de pedido: cuando el nivel del stock alcanza un valor predeterminado, el sistema emite un aviso de necesidad de reposición.
Debe observarse que la diferencia fundamental entre las dos formas de gestionar es el eje del tiempo: la revisión periódica utiliza los pronósticos de comportamiento de la demanda (futuro) y el punto de pedido se basa en extrapolar el comportamiento histórico (pasado).
La utilización normal de la revisión periódica es en los casos de ciclos de consumo repetitivos y los programas de acción que se derivan de ellos, mientras que el punto de pedido se aplica a las situaciones de consumos aleatorios (caso típico: repuestos).
En todo sistema de abastecimiento, para cubrirse de las incertidumbres, se utiliza una parte del inventario como stock de seguridad. Dichas incertidumbres tienen dos fuentes:
a) Las variaciones de la demanda real frente a la estimada durante el lead time de abastecimiento. b) Las variaciones del lead time de abastecimiento frente al utilizado en los cálculos
En el cálculo del lead time de abastecimiento se incluyen tanto el interno como el externo
a) lead time interno: tiempo transcurrido entre la detección de la necesidad y la emisión del correspondiente pedido b) lead time externo: tiempo transcurrido entre la emisión de la orden y la disponibilidad efectiva del bien.
Una de las mejores contribuciones a la logística exitosa es disminuir el nivel de incertidumbre, bajando el lead time de abastecimiento (interno y externo). La baja del nivel de incertidumbre permite realizar el mismo servicio con menor nivel de inventario.
El sistema de revisión periódica lleva a considerar un stock de seguridad mayor que el punto de pedido. Al lead time de abastecimiento hay que sumarle el tiempo del ciclo de revisión adoptado.
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